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Le logiciel de gestion des ressources humaines (SGRH) (également connu sous le nom de système d’information des ressources humaines) est un logiciel informatique qui automatise la gestion des fonctions et des activités des ressources humaines d’une organisation.
Le logiciel de gestion des ressources humaines a la capacité de conserver les dossiers d’emploi de vos employés, il aide également les employeurs à recueillir des mesures sur le recrutement, la gestion des performances, les avantages et les activités de rémunération, etc. On ne saurait trop insister sur la nécessité d’un logiciel de gestion des ressources humaines pour votre petite entreprise en raison de ses énormes avantages. Vous pouvez tout savoir sur peopledoc ici.
Efficacité administrative
L’accent mis sur les systèmes d’information des ressources humaines se déplace progressivement vers la prochaine étape logique, qui est le libre-service des employés (ESS). Les interfaces de libre-service pour les employés aident à collecter et à diffuser les données RH, ce qui réduit la charge de travail administratif dans les départements RH puisqu’elles permettent aux employés d’avoir accès à leurs dossiers mis à jour.
Cela se fait en faisant passer les systèmes d’information RH d’une architecture client-serveur à un environnement basé sur le Web, ce qui permet aux employés inscrits d’accéder à l’interface à des endroits pratiques sur Internet.
Les employés peuvent effectuer des tâches courantes telles que la mise à jour des informations d’adresse, la planification de la retraite, la mise à jour des informations sur les plans de santé, le signalement d’événements de la vie tels que la naissance d’un enfant, le changement de bénéficiaires sur une assurance-vie, etc. Cela permettra d’économiser un coût énorme pour votre petite entreprise, car la main-d’œuvre nécessaire dans le département des RH sera réduite.
Simplification du processus de recrutement
Qu’importe la taille de votre entreprise, un processus de recrutement sans l’utilisation des systèmes d’information RH pourrait être lourd. De nombreux systèmes d’information RH fournissent une interface sophistiquée, qui permet aux demandeurs d’emploi d’accéder aux postes ouverts et leur permet de soumettre leur CV et leurs coordonnées à un employeur potentiel via Internet.
Le système crée ensuite une base de données des candidats, qui est facilement accessible par le propriétaire de l’entreprise ou le département RH. Cela évitera à votre petite entreprise le stress des annonces de postes vacants et les coûts associés, car le responsable de l’embauche est en mesure d’effectuer des recherches détaillées des CV dans la base de données, en utilisant une variété de requêtes, y compris le lieu, le niveau d’éducation, les années d’expérience professionnelle et l’ensemble des compétences techniques pour combler les postes vacants lorsque le besoin s’en fait sentir.
Les systèmes d’information RH vous permettent d’organiser le processus de recrutement d’une manière qui est bénéfique pour vous et les candidats que vous avez l’intention d’embaucher.
Amélioration de la communication
Bien que votre entreprise soit petite avec un effectif réduit, une communication efficace entre vos collaborateurs est cependant essentielle à sa réussite. Les systèmes d’information RH jouent un rôle déterminant dans la promotion d’une meilleure communication sur le lieu de travail, car ils permettent au personnel et aux responsables d’une organisation de communiquer et de se coordonner à l’aide de leurs propres appareils, quel que soit l’endroit où cela leur convient.
Avec les portails d’accès aux employés, ils peuvent mettre à jour leurs coordonnées, voir les horaires et communiquer avec d’autres employés. Les documents partagés peuvent être postés sur le portail, comme les feuilles de congés. La possibilité de demander des modifications des informations personnelles sont des moyens de communication simplifiés qui peuvent éviter des communications plus complexes qui ne sont peut-être pas nécessaires. De plus, la réponse à ces changements par les gestionnaires et les professionnels des RH qui utilisent le système RH est simplifiée, ce qui permet d’économiser du temps et du stress inutile.
Gestion des risques et amélioration de la sécurité
Votre petite entreprise a besoin de systèmes d’information RH pour vous épargner des risques et des responsabilités évitables. En effet, le système conserve des enregistrements électroniques d’éléments tels que :
- les avis de discipline des employés,
- les formations de sécurité des employés,
- les journaux d’accidents,
- les demandes d’indemnisation des travailleurs,
- etc.
qui minimisent les risques et les responsabilités potentielles.
En raison des risques de sécurité associés à la tenue d’enregistrements manuels des informations relatives aux ressources humaines, le logiciel RH contribue également à améliorer la sécurité de votre entreprise en réduisant la quantité de paperasse et les risques de sécurité associés.
Facilité de récupération des données pour des décisions éclairées
Le système d’information RH conserve des données qui recoupent tous les départements de votre entreprise. Par conséquent, la récupération des données est facilitée par des requêtes simples, ce qui vous aide à prendre des décisions éclairées. Par exemple, si vous découvrez un taux élevé de rotation du personnel dans un service, vous voudrez peut-être en connaître la raison et savoir qui est le responsable. Vous pouvez aussi évaluer les performances individuelles de vos employés et leurs caractéristiques pour savoir qui est le plus performant, s’ils travaillent pour le même supérieur hiérarchique et s’ils ont tous suivi un cours de formation particulier. Les données ainsi recueillies peuvent être analysées pour vous aider à prendre des décisions cruciales. Lorsque vous connaissez les efforts humains nécessaires pour obtenir les mêmes données analysées manuellement à l’aide d’un système papier, vous comprenez mieux pourquoi les systèmes d’information RH sont nécessaires dans votre petite entreprise.
Higher Productivity
Avant tout, tous les départements de votre entreprise doivent être productifs, cela ne peut être réalisé qu’en maximisant le temps et l’énergie de vos employés. Les opérations RH sur papier prennent beaucoup de temps, car tous les dossiers connexes doivent être mis à jour à la main, ce qui fait parfois perdre du temps productif aux employés dans de longues files d’attente.
Cependant, comme nous l’avons vu précédemment, un système d’information RH élimine cela, économisant ainsi du temps utile et entraînant par conséquent une plus grande productivité.
