Quel que soit votre secteur d’activité et le mode de fonctionnement de votre entreprise – que vous soyez un entrepreneur individuel indépendant ou le propriétaire d’une société à responsabilité limitée – courir après les factures est probablement ce que vous aimez le moins faire. Heureusement, il existe un moyen simple d’accélérer les choses : vous pouvez envoyer la facture parfaite à chaque fois que vous facturez un client.
Créer une facture qui couvre toutes les bases permettra aux clients de vous payer plus facilement et rapidement, ce qui vous fera gagner du temps, des efforts et du stress. Voici notre guide pour faire vos facture autoentrepreneur
Pourquoi dois-je facturer ?
La réponse simple à la question posée ci-dessus est la suivante : vous devez facturer un client afin de recevoir le paiement de tout votre travail. Cependant, en réalité, les choses sont un peu plus compliquées.
Si vous fournissez des biens ou des services à un client et que vous êtes tous deux inscrits à la TVA, vous êtes légalement tenu de les facturer. Dans tous les cas, les factures sont un élément essentiel du processus de comptabilité et de tenue des comptes : elles servent d’enregistrements cruciaux des transactions commerciales et sont indispensables pour les déclarations fiscales (vous devrez peut-être produire ces enregistrements si le HMRC demande un jour à voir vos comptes).
Les factures établissent également et font respecter l’obligation du client de payer les services fournis. La préparation et l’émission d’une facture de manière rapide contribueront à garantir que vous serez payé dans les délais convenus.
Comment créer une facture
Il existe plusieurs façons de produire et d’envoyer des factures lorsque vous êtes indépendant. Si vous débutez, vous préférerez peut-être créer des factures manuellement et les envoyer par courrier électronique ou postal à vos clients. Il existe un certain nombre de modèles gratuits disponibles en ligne que vous pouvez adapter à vos besoins. Ce processus peut toutefois prendre du temps et il est facile de faire des erreurs si vous êtes occupé par d’autres choses (ou, pire encore, vous pourriez oublier complètement d’envoyer la facture !).
Si vous souhaitez réduire le temps passé à créer des factures, il existe un certain nombre d’options automatisées parmi lesquelles choisir, comme les logiciels de facturation ou de comptabilité professionnels (Xero, par exemple). Ces programmes vous évitent d’avoir à saisir manuellement des tonnes de données et réduisent le risque d’erreurs, mais ils peuvent être coûteux. Et, si vous êtes une petite entreprise, ils peuvent apporter plus de complexité que nécessaire.
Ce que vous devez inclure dans votre facture
Les détails de la facturation peuvent varier, selon la nature de votre entreprise. Cependant, quelques éléments importants doivent être présents sur chaque facture :
- Votre nom d’entreprise/de commerce, votre numéro de TVA (le cas échéant), votre adresse et vos coordonnées.
- Le nom d’entreprise/de commerce, l’adresse et les coordonnées de votre client.
- Un numéro de facture unique.
- La date de la facture.
- Une description de ce que vous facturez.
- Si applicable, la date à laquelle les biens/services ont été fournis.
- Le(s) montant(s) que vous facturez pour les biens/services.
- Si applicable, le montant de la TVA.
- Le montant total qui vous est dû, et la date à laquelle il doit être payé.
- Les méthodes de paiement acceptées (ex.par exemple, « veuillez effectuer le paiement par virement bancaire à [insérer les coordonnées bancaires ici] ».
Quand facturer
Le moment où vous facturez dépend de la nature de votre activité indépendante. Si vous fournissez des biens, vous pouvez vous attendre à ce que la facture soit payée à l’avance ; si vous fournissez un service, vous pouvez simplement soumettre une facture complète à la fin du travail. Notez que si vous travaillez sur un projet en cours, il est important de convenir à l’avance du calendrier de facturation : votre client souhaite-t-il que vous soumettiez des feuilles de temps hebdomadaires, une facture à la fin de chaque mois ou une facture à un autre moment du processus ?
Veuillez vous assurer que vous avez stipulé vos conditions de paiement sur tout devis ou correspondance avec le client avant de commencer à travailler. Connaître les dates de paiement de votre client et programmer vos factures en conséquence est également une démarche intelligente.
